Pienso primero en el trabajo pero lo cierto es que este tema también es aplicable a la vida: menudo peñazo es archivar. Es de esas tareas en el trabajo que nadie quiere hacer. No he conocido oficina donde no existan gavetas, cajas o directamente armarios con la etiqueta “Pendiente de archivar”, “Para archivar” o similar.
Todos terminamos de trabajar con el documento que sea y lo lanzamos lo antes posible a ese hueco que parece infinito donde dejas la tarea que menos te apetece hacer en la vida: archivar.
Facturas, planos, albaranes, bocetos… lo que sea. Es una montaña de papel que crece y crece. El problema es que cuanto más crece, más ingobernable se hace. Igual lo tienes separado en montones, espero que si, pero si no te toca primero separar qué va a cada sitio, luego recordar cual es el criterio de clasificación y ordenarlos. Por fecha, por nombre, por proyecto, por cliente, por importe, por colores… lo que toque. Y ahora enfráscate a incorporar al archivo ya existente allá donde corresponda. No puede haber nada más aburrido.
Y te digo que si cambias papel por documentos electrónicos pasa parecido. No es lo mismo procesar un guasap, correo, factura, foto… que coger ese documento digital para descargarlo, recordar donde va y archivarlo. Y eso suponiendo que llegue en digital y que no suponga escanearlo previamente.
Es menos tedioso pero igualmente tienes que hacer un esfuerzo que, además, te parece totalmente inútil. Ese documento, físico o digital, ya ha cumplido su misión. Has pedido un presupuesto, has enviado una remesa al banco, has enviado las fotos al cliente… ya está. Fuera, no te apetece hacer nada más con él porque piensas que su vida ha terminado.
No sólo lo piensas tú. Normalmente cuando los compañeros, incluso los jefes, te ven archivando piensan que no tienes nada mejor que hacer. Porque nadie quiere archivar y parece que si estás haciendo ese trabajo es que no tienes absolutamente nada más que hacer. Y eso, por supuesto, no es bien para ti.
¿Sabes qué? Qué archivar es total, completa y absolutamente necesario. Y si es digitalmente mejor. Porque tú piensas que el documento ha cumplido su misión… hasta que un día necesitas consultar en qué factura se compró tal producto. O cuantas fotos enviaste a aquel cliente y cuanto le cobraste por el trabajo, porque fue hace varios años. O qué fue aquello que revisaron en el vehículo, o qué médico diagnostico a tal paciente… y es entonces cuando todo ese trabajo tiene sentido.
Ya sabes que soy fan de lo digital y procuro que todo mi archivo sea digital. Cuando de repente un día hace falta saber qué presupuesto nos pasó tal proveedor, es una delicia ir a la carpeta que cuidadosamente estructuraste y sacar ese PDF. No hay nada que me ponga más nervioso que no encontrarlo en su sitio y tener que empezar a rebuscar entre buzones de correo electrónico, gavetas llenas de papeles impresos sin orden ni concierto, mensajes de guasap en distintos móviles… sin saber ni siquiera si estará.
Ese tiempo dedicado al archivo es como esa inversión que haces en el seguro del hogar o del coche. Piensas que estás pagando para nada hasta que un día tienes una fuga de agua que cala al vecino de abajo, el fontanero te dice que hay que levantar medio cuarto de baño, cambiar tuberías y por supuesto reponer todo lo destrozado. No quieres ni saber cuantos ceros lleva eso detrás, pero entonces recuerdas que tienes un seguro para eso.
Un buen sistema de archivo es ese seguro. No lo vas a usar a diario, pero el placer que siento cuando puedo ir a un sitio concreto y encontrar justo lo que busco en unos segundos, te aseguro que es indescriptible.
Así que ya sabes, busca un hueco esta semana para ordenar esas gavetas. Y ojo, que ya te dije que en casa igual. Organiza de una vez esa librería de fotos con cientos de fotos duplicadas “por si acaso”. Borra todos esos programas que tu primo y tu compañero de trabajo te dijeron que tenías que probar y que ni has abierto. Por tus facturas en orden y TIRA las que ya no necesites porque ni siquiera tienes ya esa lavadora. Que tan importante es saber archivar como aprender a tirar.
En fin, archivar es ordenar. Y tener un entorno ordenado siempre es bien.
Feliz semana